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编者按：Chief of Staff 并不是一个传统的职位，但却是一个必要的职位，尤其是在初创公司。在美国白宫，就有一项重要的职务叫做 White House Chief of Staff，可以翻译为白宫幕僚长，或者译为白宫办公厅主任，其职能相当于美国总统的私人助手或私人秘书，主要负责管理的事务包括监督白宫所有职员，管理总统的日程表，决定谁能与总统进行会晤等。由于 Chief of Staff 的职能特点，人们也常常称其为“白宫看门人”或者“华盛顿第二最具权力的人”。
公司也需要 Chief of Staff ，这是一个炫酷的高端职位，可以翻译成幕僚长、公司参谋长，或者办公室主任（不同于传统的办公室主任）。这是一个跨职能的角色，负责与首席执行官 CEO 进行沟通并制定战略，Chief of Staff 必须灵活机动，并帮助协调所有部门的战略和目标。简单来说，对每个 Chief of Staff 而言，他们的职责都有所不同。这是一个头衔相同但会因为个人和老板的不同，职责有着很大不同的职位。一个成功的 Chief of Staff 是他们的 CEO 的眼睛和耳朵，将 CEO 从大量的信息中缓冲出来，给他们提供创造性领导的空间。
本文作者索尼娅·曼宁（Sonja Manning）是 Levels 公司的 Chief of Staff。她结合自己的经验和众多高管的建议，提出了成为一名优秀的 Chief of Staff 的 10 点建议。本文来自编译，希望对您有所启发。
图片来源：https://review.firstround.com
我第一次接触 Chief of Staff 是《白宫风云》（The West Wing）中的里奥·麦克加里（Leo McGarry）。虽然看里奥在巴特利特（Bartlet）总统的椭圆办公室里的政治阴谋很有趣，但他的日常角色对我在一家科技初创公司担任 Chief of Staff 的准备工作并没有什么用处。
简单地说， Chief of Staff 的主要任务是让领导者更有效率，优先安排宝贵的时间，优化工作流程，甚至推动战略项目。但是，根据公司规模、阶段和行业的不同，如何执行这一略显模糊的任务可能会有很大差异，甚至同一个组织中的两个 Chief of Staff 也可能扮演非常不同的角色，这取决于与他们合作最密切的高管的需求。如果你的公司也有行政助理，那么在如何区分这两个不同的角色方面，就会有更多的困惑了。换句话说，Chief of Staff 的一部分工作就是搞清楚工作本身。
我作为第一任 Chief of Staff 加入 Levels，向联合创始人兼首席医疗官凯西·米恩斯博士（Casey Means）汇报。Levels 是一家 A 轮公司，致力于通过生物传感器和闭环反馈让人们了解自己的健康状况，从而扭转代谢性疾病的发生。凯西作为公司在媒体上的外部形象（曾在 200 多个播客上担任嘉宾），同时也支持内部的一些职能（包括编辑部、增长部、合作部和产品部），并招聘和管理公司的顾问委员会。随着 Levels 的发展，凯西的职责和面对公众的机会也越来越多，于是她决定聘请一名 Chief of Staff 来帮助她调整时间。
当我开始担任自己的第一个 Chief of Staff 职位时，我意识到，对于如何在工作中脱颖而出，并没有一个逐步发展的路线图，所以我从创业社区的人们那里寻求指导，利用 Voray、OnDeck、a16z 等 Chief of Staff 网络，并在领英（LinkedIn）上寻找那些愿意分享自己来之不易的专业知识的人。
在这篇文章中，我整理了自己从其他 20 家初创科技公司的首席执行官那里得到的最佳建议。我还将把这些建议与我自己作为 Levels 公司第一任 Chief of Staff 的角色战术性地结合起来。我几乎完全以远程和异步的方式工作。
虽然 Chief of Staff 的角色确实有很大的不同，但我列出了 10 个关键的建议和指导原则，可以帮助任何 Chief of Staff （或对这个独特的初创公司职位特别感兴趣的人）在他们入职并开始工作时取得成功。我将以下建议归纳为在第一个月、三个月和六个月内扩大影响的关键里程碑。
一. 第一个月
建议 1：以建立信任为目标进行异步沟通。
正如 Merit 的 Chief of Staff 奥利弗·贝朗格（Oliver Belanger）所言：“你获得的信任越多，影响力就越大。”
我真的没有夸大建立信任的重要性（这就是为什么它是清单上的第一条建议！）。然而，在我在 Levels 的远程、主要是异步沟通的职位中，通往信任的道路并不十分通畅。虽然凯西和我当然有同步的时候，特别是在早期，但 Levels 的文化非常强调“异步优先”，深度工作和尽量减少同步时间。我需要学会在这种文化框架下与凯西建立信任和沟通。
我们没有参加无数次 Zoom 会议，而是使用异步视频进行“工作学习”。凯西会录制几个小时的被动异步 Loom 视频，记录她的工作，比如准备播客、回复电子邮件、撰写内容或处理信息。通过高速观看这些视频，我能够了解她的工作流程，注意到系统化或效率的改进机会，并了解她的思考和写作方式。随着我持续承担更多的责任，这些都是我可以反复参考的重要资源。
我还会向凯西发送每日工作总结，这取代了“走廊聊天”或“快速头脑风暴”，包括头脑中最重要的想法或行动、需要调整的领域或任何阻碍因素。它还使我们能够共享屏幕并提供额外的视觉背景。在这个过程中最棒的部分，是能够以 1.5 或 2 倍的速度吸收彼此的异步视频，暂停评论或做笔记，或再听一遍以更深入地理解一些东西。凯西会在我的 Loom 上评论所有反馈或建议，并经常将她自己的简短 Loom 与较长的反馈或第二天的想法一起发送。这些异步视频能够分享你的屏幕，浏览刚刚完成的工作，是信任的快速加速器。
即使你的公司不像 Levels 那样异步运作，也要考虑如何利用异步沟通来加速你的学习和信任，因为你的高管可能没有无数小时的空闲时间花在 Zoom 会议上，或与你并排坐在一起。
建议 2：花点时间做深度工作（不是每个小时都需要忙得像个陀螺）
当你加入一家初创公司时，会很兴奋地参与其中，并立即开始创造价值，因为这可能就是你加入一家快速发展的公司的原因。当我以全新的 Chief of Staff 身份加入 Levels 时，也有同样的心态。
然而，我发现自己最好的工作成果来自于在日历上划出深度工作时间，设置一个两小时以上的计时器，不看手机、PING、电子邮件或任何公司通讯。这与我从 Clara Ma（克拉拉·马）那里得到的建议是一致的，克拉拉是 On Deck for the Chief of Staff 奖学金项目的总监，也是 Hugging Face 的前 Chief of Staff：“给自己留出时间去思考问题，除了思考什么都不做，不是每个小时都需要富有成效。”
正如 Reforge 的Chief of Staff 凯文·维斯（Kevin Weiss）所建议的那样：“在我抽出几个小时来思考行业和业务的那几周，我能够以更有战略意义的方式做出贡献。如果你没有真正地安排好这段时间，就很容易一团乱麻。作为一名 Chief of Staff，很多事情都有可能落到你的头上，所以要主动腾出时间思考最重要的事情是什么。”
深度工作时间对我来说是一个顿悟的时刻，因为我以前认为高效意味着比其他人更快地处理通知，并且在任何时候都能立即做出响应。但正如约翰·哈里（Johann Hari）在《被偷走的注意力》（Stolen Focus）一书中所说，“如果你被打扰了，则平均需要 23 分钟才能恢复到被打扰前的专注水平。”
建立可持续的系统和解决问题需要深入的工作，你要挤出时间来做这些工作，而不是试图把它挤在回复邮件和执行待办事项清单之间。
大约在 Levels 工作的第四个月，我将深度工作向前推进了一步，开始了我的第一个“思考周”（think week），这最初是受到比尔·盖茨的启发。每个 Levels 团队的成员，无论级别或职能，都被鼓励花一周时间去做更深入的工作，而不是开会或交付成果。在“思考周”中，我起草了一些备忘录来阐明我的想法，读了一些相关书籍（甚至写了这篇文章）。“思考周”使我能够写写东西，沉淀内容，加速这个职位可能产生的影响。
如果你不能有一个完整的“思考周”，也可以考虑一下如何在日历上创建更深入的工作模块，这样你就可以从更大的角度思考，反思到目前为止你的学习，而不仅仅是“玩打地鼠游戏”。
索尼娅·曼宁（Sonja Manning）, Levels 公司的 Chief of Staff
建议 3：定义并传达你对该职位的看法，然后准备好灵活应变。
亚历克斯·普里斯特（Alex Priest，曾供职于 Wheel 和 Uber）给了我一些恰当的建议：“尽可能早地把你的角色弄清楚。”当我加入 Levels 时，凯西已经创建了一份 Chief of Staff入职文件，概述了她在公司的历史，当前的优先事项，以及让我关注的初始行动项目。举例来说，这份文件中的几个最初的优先事项包括：
通过创建播客和媒体准备系统，来节省和扩展凯西的时间。
通过在渠道中有效地分发 Levels 的内容，提高凯西作为代谢健康思想领袖的公众形象。
管理 Levels 咨询项目的下一阶段，以有效参与和激活我们的医疗顾问。
虽然这份入职文件帮助我建立了清晰的思路，但我很快就了解到，这个角色永远不会一成不变。
战略最终是关于选择的，在创业公司，从不缺乏权衡和战略选择。
在入职四周后，我写了一份 Chief of Staff 初步愿景、战略优先事项和计划备忘录，介绍了我对这个角色的愿景、战略优先事项和拟议的首要计划。该文件包括：
背景。我综合了公司的信息，为这个角色的愿景提供信息。
愿景。我为扩大凯西对 Levels 服务的影响方面制定了北极星。
战略重点。在和凯西一起工作了几个月之后，我能够开始就以下问题提供我个人的观点：哪些独特的事情只有凯西才能做到？她最擅长的领域是什么？那么，凯西的卓越领域如何为 Levels 增加独特价值呢？初创公司的每一位高管都有多项事物要关注，而 Chief of Staff 可以帮助他们根据当时的公司目标，为自己的负责人确定优先级。这些问题的答案体现在三个最初的优先事项中，每个优先事项都有一个具体的目标和时间范围。
计划。每个计划都有一个目标、描述和预期的成果。这成为了一个跟踪器，让我的工作在整个公司都可见。
下一步行动。在这个文件上取得一致的过程，以及最初的行动项目。
团队的想法。这是一个记录团队反馈和想法的地方，以便日后参考或反思。
我必须学会少担心“把事情做好”，多想想“让事情动起来”。我不能等到角色被完美地定义（我会等很长时间），而需要开始与所有与我合作的利益相关者反复沟通我的优先事项，并在它们发生变化时及时更新。文件导致对话，对话导致一致，然后是执行的能力。我在备忘录中概述的领域与凯西的 Chief of Staff入职文件有很大的重叠，但不是 100%。
习惯于在行动中沟通和更新流程，而不是等到万事俱备后再沟通，这是建立信任和信心的关键因素，特别是在一个处于早期阶段、远程工作和异步沟通的公司中。
二.前三个月
建议 4：不要只是开会，而要建立更有效的系统。
作为一家早期创业公司，Levels 发展迅速，信息共享或知识管理方面的所有差距都在向我发出信号，告诉我缺少什么。很多时候，解决一个问题或填补一个知识空白的第一直觉是安排一个会议。
与之相反，我的建议是倾向于建立系统，而不是预约会议。
例如，Levels 以不同的身份与一些有影响力的顾问合作，我的挑战是弄清楚如何在整个团队中提高与这些值得信赖的顾问合作的可见性。如果没有这种可见性，公司的某些职能部门就会搞错自己的工作。例如，如果一名顾问正在与我们进行赞助研究，但营销和内容团队没有意识到，那么团队就错过了推广项目并与公众分享的机会。
但是，我没有在日历上安排每月一次的“顾问同步”，而是依赖于异步系统。作为在整个团队中提高可见性的一种轻量级方法，我每2-3周就会收集信息并发送“顾问头条”。现在，我创建了一个半自动的“顾问互动追踪器”，由我们的行政助理管理，其中包括与我们的顾问接触的各个团队成员的更新。团队中的任何人都可以自己看到最新的对话或互动，并获得完整的背景。
这并不是说会议没有价值，但根据我的经验，开会最适合用来建立关系和了解你的同事，而不是用来分享信息。
建议 5：找到适合你的高效策略，并认真执行。
在一篇广为流传的评论文章中，Levels 首席执行官山姆·考克斯（Sam Corcos）建议完全抛弃待办事项清单，转而利用你的日历。但作为一个不折不扣的清单爱好者，我知道这个确切的建议并不最适合我的工作风格。然而，在这个职位中，我很快就有了一个 50 多个项目的清单，一切又觉得不受控制了。
相比之下，阿斯特拉尼斯（Astranis）的 Chief of Staff 克里斯蒂安·基尔（Christian Keil）建议：“在任何时候都要保持两份清单。第一份清单包括你需要在下次见面时和领导谈的事情。第二份清单是你的次要事项清单，上面列着需要在领导不参与的情况下完成的事情。朱迪·斯韦泽（Jodie Sweitzer）是 Everlaw 公司的 Chief of Staff，她会写下每天早上首先要做的三件最重要的事情，如果这些事情都完成了，那么这一天就是成功的。
我考虑了所有这些想法，并发现五个具有不同细节级别的系统组合最适合凯西和我。听起来很多，但请听我慢慢道来。以下是我们的方法：
单独的待办事项清单。这包括每天要完成的主要项目，按类别划分：阅读、写作、思考，以及完成每项任务的预计时间。这可以帮助我为每天和每周制定一个可实现的计划。在每天结束的时候，我会回顾并记下每件事情实际花了我多长时间，这既提供了一个即时简短反思的机会，也使我能够有一个宏观的时间跟踪系统（下面我会更深入地探讨这个问题）。
每周和每月的优先事项文件。我们会跟踪凯西每周最重要的 3-5 个优先事项（我们必须在该周推进的最有影响力的项目）和每月的前 5 个优先事项（每周的优先事项应与之相关）。我们会在周一上午和周五下午同步回顾这些内容。这与我们的日程表一起，作为一周内完成的工作的回顾。最好的部分是，到了周五，我们重新审视这份文件时，总是惊喜地发现我们在推进重要的优先事项。
一个正在进行的讨论文件。其中有一个供我们讨论的项目清单，项目被讨论或完成后会被勾选，这减少了很多认知上的负担，因为每件事都有自己的位置，直到它被完成。
显示工作将在何时发生的日历。作为一个有抱负的人，“罗马可以在一天内建成”类型的人，准确地跟踪我将在日历上完成任务的时间是至关重要的，这让我知道自己在一个工作日可以完成什么。通常情况下，如果我把一项任务锁定在 60 分钟内，而 60 分钟后还没有完成，我就会重新确定任务的范围，让自己更诚实地了解推进这项工作真正需要什么。
自动时间追踪器：使用日历和待办事项列表，我可以诚实地评估和重评估自己是如何花费时间的。通常情况下，那些感觉花费时间最长的任务会在月底进行正确的分析。这些见解有助于告诉我哪些工作领域真正能让我充满活力，哪些工作我应该集中精力进行系统化处理。
在你的日历上跟踪任务是一个很好的强迫性功能，可以让你在不完美得情况下完成多数工作（因为，对于初创公司来说，完美是优秀的敌人）。
建议 6：尽可能多地了解你的领导，尤其是他们的“超能力”。
“找出你 CEO 的超能力是什么，并弄清楚你自己的超能力，然后尽可能地利用它们，” Yield Guild Games 的 CoS 梅丽莎·夸托（Melissa Quarto）建议道。
除了与凯西建立关系（和友谊），我还专注于真正了解她的超能力，然后围绕其他事情设计系统、流程和支持，以便她能够专注于那些高影响力的领域。我会了解自己哪些技能可以提升或补充，以及我的技能在哪些方面具有独特的附加价值。以下是一些能放大你领导的超能力并提供支持的假设性想法。
如果 CEO 有一个关键的组织倡议需要推进，但他们没有足够的时间和精力，那么你可以通过录制对话、Loom 视频和笔记来获得他们的初步意见，然后你可以在他们的指导下在这个特殊的项目上发挥主导作用。或者你可以尝试实施一部分，在把工作交给执行者进行最后的优化之前，承担大部分的工作。
如果 CEO 需要承担大多数工作，而且很难说“不”，你也许可以通过帮助建立一个优先级框架，然后帮助其捍卫自己的时间来增加价值。
如果 CEO 在创造性工作、综合和沟通方面有独特的技能（但不太关注文件或流程），那么你也许可以开发一个系统，以更有效的方式记录他们的想法，并在整个团队中分享他们的创造力。
如果 CEO 擅长建立关系，但不太擅长跟进或数字通信，那么你可以帮助其开发一个电子邮件模板系统，并聘请行政助理来监控收件箱。
建议 7：记录学习成果，让知识产生复利。
当我开始与凯西更密切地合作时，我保留了一个“学习珍珠”文件，在其中我将凯西与我分享的反馈和见解，或我自己的自我评估的见解汇总在一起。这是基于杰西卡·费恩（Jessica Fain，曾供职于 Slack）的建议：“ Chief of Staff 这个角色为高管对话提供了宝贵的机会。我希望自己能更好地利用这些时刻作为自己的长期学习机会。现在我把高管的智慧写成了日记。”
花点时间来记住你学到的东西。你经常能得到一些见解，但如果你不记录下来，这些教训可能会转瞬即逝。以下是我在担任 Chief of Staff 期间为自己记录的一些经验教训：
教训1：把点滴联系到更大的目标上。在 Chief of Staff 的角色中，你会觉得自己每天都在做 10 到 15 件特别的事情。但由于该职位的性质是跨职能的，这些任务很少是临时性的，大多数任务通常与组织范围内的目标和目的有关。我早期学到的一件事是，在每次交流中，我都有责任把 Chief of Staff 的任务和其他更高层次的战略之间的点联系起来。
教训2：少即是多。重要的是要明白，经常分享更多的信息实际上没有那么有用。要确定分享的背景或细节的程度，总是需要一种平衡。我的桌子上有一张便利贴，上面写着：“索尼娅，你怎样才能把这条信息减少 50%？”，这句话让我的沟通尽可能简洁明了。
教训3：努力成为文化的倡导者。作为一个跨职能的团队成员，以及你 CEO 的代表，你有很大的机会成为公司文化的推动者。投入时间来深入了解你的公司价值观，并考虑如何宣扬这些价值观（并在其他人践行这些价值观时予以认可）。
三. 前六个月
建议 8：建立系统，解脱自己。
你是你领导的杠杆，但你也需要杠杆。如果我只接凯西的任务，那么我很快就会陷入困境。我需要放下和忘记这样的想法：盘子满了就意味着我在增加价值。
真正的价值意味着为你的领导和你自己留出空间，同时扩大你的影响力。
在最初的六个月里，我们需要建立并完善了一些系统。下面是一些例子：
管理沟通：我们创建了许多系统，但利用行政助理进行沟通是至关重要的。我们已经为行政助理建立了一些系统，包括电话准备，创建会议记录，在 Superhuman 中更新片段以及起草从电子邮件到 LinkedIn 消息的所有回复。
在凯西的社交渠道上分享 Levels 的内容：鉴于凯西参与了 Levels 创造的大量内容，我们的首要任务之一就是更有效地分发宣传这些内容，并为凯西和 Levels 的社交媒体平台增加受众。我对数字营销充满热情，但我不是数字营销人员。然而，作为一名系统构建者，我能够开发一个系统，来将凯西参与的内容进行宣传，并导致受众的增长。具体来说，凯西的 Instagram 用户在三个多月的时间里增加了 68%。为此，我们建立了内容、创意、文案、计划和跟踪系统，每天根据凯西为 Levels 创造的内容发布一篇新文章。为了做到这些事情，我们让EA参与其中，训练他们使用 Figma 和其他工具，设计一个半自动化的社交媒体日历和系统，并为所有参与的利益相关者勾勒一个清晰的流程。在此之前，与凯西有关的内容的传播都是临时的、断断续续的和不一致的，限制了公司将 Levels 和凯西定位为代谢健康领域的思想领袖的能力，并阻碍了我们通过共享数字资产支持播客合作伙伴。
问问自己：“我是否每天、每周都需要做这些事情？”如果答案是肯定的，那么可以考虑一下如何系统化减轻这些任务。虽然你可能认为，作为 Chief of Staff，你应该接受很多委托，但是你也要学会把领导和自己的事情巧妙地委托出去。
建议 9：除了成为一名执行者，你还要成为一名战略家
Chief of Staff 往往非常注重行动，但这个角色的固有性质意味着你要有战略地行动。对凯西和我来说，这意味着在对某件事情说“是”之前要暂停和思考。事实上，我们制定了一个框架，以确定什么是真正的“是”，例如问自己这样的问题：1) 这是不是只有凯西才能做的事情？2） 这项活动是否有助于实现 Levels 在未来 6-9 个月的最重要目标？
由于备忘录的撰写对我们在 Levels 的战略决策至关重要，所以我牵头为凯西参与的工作撰写了一些关键的战略备忘录。虽然我写的大多数备忘录都与凯西的职责范围直接相关（如内容和顾问委员会管理），但我也被派去为公司制定一些与凯西直接合作之外的公司战略，包括改进全公司的 OKR 流程，以及提高我们团队的委派技能。创造和执行战略之间的平衡使这个职位充满了活力和可持续性。
在我所有的系统建设和战略工作中，有时我仍然在执行助理级别的任务，这对任何初创企业的人来说都是固有的。正如玛莎·贝克（Martha Beck）的名言：“你做一件事的方式，就是你做所有事的方式。”没有什么工作是太大或太小的。话虽如此，这个职位的一个关键部分是系统构建，所以创建系统是你的责任，这样你就不会花大量的时间停留在做小任务上。
建议 10：抽出时间远离工作，注重交流
我喜欢自己在 Levels 的 Chief of Staff 这个职位的一个原因是，我觉得自己每天都在和一个我非常尊敬的朋友一起解决一个最重要的、存在性的问题。虽然我和凯西 90% 的关系是都是以异步方式建立的，但同步相处的时间提高了我们的信任度，帮助我们对彼此有了更深的了解。
Levels 联合创始人兼首席医疗官凯西·米恩斯博士和 Chief of Staff 索尼娅·曼宁
例如，当凯西在洛杉矶参加一系列播客活动时，我们请了一天假去爬山，吃我们都喜欢的健康食品，并一起度过美好的时光。在过去的 6 个月里，我们在冰川湖里游泳，在巴里的课堂上挥汗如雨，在圣莫尼卡山徒步旅行，骑着花旗自行车在纽约市四处游玩。
尽可能多地了解凯西，有助于我对她的思维、工作、感觉和运作方式产生共鸣和理解。我尽量站在她的角度考虑问题。
你不需要和你的 CEO 成为最好的朋友，但你永远不要因为太忙而忽略了建立关系和建立更多的信任。
总结：关注“如何”，而不是“什么”。
Chief of Staff 工作最好的部分是它总是在发展，特别是随着领导和公司的发展而发展。
无论你是多么的灵活和敏捷，变化总是具有挑战性的。人类天生抗拒变化。不断地转换角色、职责和担任新职务是很累人的。然而，我发现，让思维专注于自己的工作方式，而不是我正在做的事情，使我能够应对和接受不断的变化。你的工作内容将会改变，但你的技能和方法会保持不变。
关于如何成为一名优秀的 Chief of Staff ，我的五大建议包括：
建立并赢得信任。
学习工作流程，然后设计流程驱动的系统。
暂停，制定策略，然后执行。
理解并发扬你领导的“超能力”。
不要问怎么帮忙，只需伸出援助之手。
你如何判断自己是否做到了这五件事呢？如果你做的事情和三个月前不一样，你就做到了。
译者：Jane
